jaarstukken 2018 Drechterland

Bestuur en ondersteuning

Met wie hebben we samengewerkt?

Met wie hebben we samengewerkt?

Gemeenschappelijke regeling - SED organisatie

Doelstelling en openbaar belang:

Bewerkstelligen van een kwalitatief hoogwaardige, effectieve en efficiënte uitvoering door de SED organisatie van de door de gemeenten opgedragen uitvoerende taken met het oog op een goede dienstverlening aan de inwoners en een krachtige ondersteuning aan de besturen van de gemeenten.

Activiteiten en ontwikkelingen:

Deloitte heeft eind 2017 een analyse geschreven over de ontwikkelingskansen voor de SED organisatie in het perspectief van een veranderende organisatie én omgeving. Dit heeft geleid tot een ontwikkelplan voor de SED organisatie: SED perspectief. Dit veranderingstraject biedt een kans om, gezien alle veranderende omstandigheden, de komende jaren door te ontwikkelen en onze ambities te realiseren. Binnen het ontwikkelplan SED perspectief is ingezet op kennis, kwaliteit en digitalisering. Deze onderdelen hebben een koppeling met SED perspectief. Voor deze benodigde ontwikkeling is meerdere jaren uitgetrokken.

Onze focus lag in 2018 op de verbetering van onze kennis en kwaliteit. We hebben ervoor gezorgd dat de kwaliteit van de beantwoording van vragen aan de 1e lijn gestegen is door het kennissysteem verder te ontwikkelen. Hierdoor kunnen we aan de telefoon en aan de balie meer vragen direct beantwoorden. Daarnaast zijn onze medewerkers van de telefonie getraind in telefoonvaardigheden.

In de zomer van 2018 zijn we gestart met het uitwerken van het concept 'werken op afspraak'. De huidige werkwijze waarbij inwoners voor burgerzaken op vrije inloop hun aanvragen komen doen legt enerzijds een groot beslag op de formatie en maakt het anderzijds niet mogelijk om te sturen op de klantstromen, waardoor wachttijden soms oplopen. We willen de vraag van onze inwoners op het, voor de klant, juiste moment door de juiste persoon laten afhandelen. Hoe we invulling gaan geven aan het werken op afspraak ronden we in 2019 af.

Tot slot hebben we in 2018 een conceptvisie op dienstverlening geformuleerd. Op welke wijze willen we de komende jaren invulling geven aan onze producten en diensten? Wat mogen inwoners van ons verwachten en wat gaan we daar als organisatie voor doen? We werken de conceptvisie in 2019 verder uit en koppelen hier een uitvoeringsplan aan.

Gemeenschappelijke regeling - Shared Service Centre ICT DeSom

Doelstelling en openbaar belang:

Bewerkstelligen van een kwalitatief hoogwaardige en doelmatige uitvoering door het Shared Service Center van de door de gemeenten opgedragen uitvoerende taken en de ondersteuning in brede zin op het terrein van de ICT en het creëren van voorwaarden voor een efficiënte bedrijfsvoering en een efficiënte en klantgerichte dienstverlening.

Activiteiten en ontwikkelingen:

In 2018 was de begroting van SSE DeSom beleidsarm. Daarmee was de focus op de reguliere dienstverlening. Met inzet van de bestemmingsreserve is na de zomer gestart met de voorbereidingen van de digitale werkomgeving. Dit loopt de komende jaren nog door. Ook is meegewerkt aan de regionale projecten. De overgang van software naar de cloud heeft impact op SSC DeSom. Met de deelnemers wordt in beeld gebracht hoe zich dit de komende tijd ontwikkelt en wat dit vraagt van SSC DeSom.

Gemeenschappelijke regeling - Ondersteuning Bestuurlijke Samenwerking Westfriesland

Doelstelling en openbaar belang:

Het doel van deze regeling is om voor de regio Westfriesland de samenwerking tussen de zeven deelnemende gemeenten op het gebied van bestuurlijk overleg te ondersteunen. De overblijvende taken van het voormalig Samenwerkingsorgaan Westfriesland zijn hierin ook opgenomen.

Activiteiten en ontwikkelingen:

Als dienstverlenende gemeente voert de gemeente Hoorn jaarlijks een aantal regiotaken uit voor de gezamenlijke Westfriese gemeenten. Zo heeft in 2018 regionale ondersteuning plaatsgevonden bij de regionale overleggen Madivosa en VVRE. Daarnaast heeft de gemeente Hoorn de coördinatie over het regionaal jeugdbeleid gevoerd. Ook het ambtelijk secretariaat van de Regionale Urgentiecommissie en de uitvoeringstaken van het doelgroepenvervoer zijn in 2018 verder opgepakt.

Gemeenschappelijke regeling - Westfries Archief

Doelstelling en openbaar belang:

De zorg, bewaring en het beheer van archiefbescheiden van de aangesloten overheidsorganisaties, alsmede het bevorderen van de lokale regionale geschiedbeoefening.

Activiteiten en ontwikkelingen:

De speerpunten vanuit het vorige beleidsplan blijven gehandhaafd, omdat deze nog altijd goed passen bij de geplande activiteiten en de positie van het WFA.

Speerpunten:
• WFA als partner van overheden
• WFA als partner van publiek
• WFA als partner toekomstige generaties
• WFA als professionele en toekomstbestendige organisatie

Binnen deze speerpunten zijn er ook thema's te benoemen. Onderstaand een opsomming van de beoogde thema’s die het WFA tot heden hebben rekening houdend met de navolgende kaders:
• Vorig beleidsplan
• Diverse overleg gremia en netwerken Westfriese partners
• Medewerkers WFA

Vervolgacties:
• Informatie en behoefte ophalen bij strategische partners
• Missie en visie bepalen
• Thema’s en doelen bepalen
• Vaststellen beleidsplan
• Naar aanleiding van de thema’s en doelen zullen resultaten bepaald worden die wordenuitgewerkt in een uitvoerings- of jaarplan.